Biuro perkraustymas

Biuro keitimas trumpam sutrikdo įprastą įmonės darbą, tačiau kartu leidžia iš naujo suplanuoti darbo vietas, skyrių išdėstymą ir darbuotojų judėjimą. Naujos patalpos turi atitikti dabartinius įmonės poreikius ir suteikti galimybę plėstis, kad po kelerių metų nereikėtų kraustytis dar kartą.

Naujo biuro vieta

Biuro vietos vėliau pakeisti nepavyks, todėl vertinamas susisiekimas automobiliu ir viešuoju transportu, parkavimo vietų skaičius, eismo intensyvumas bei kelionės trukmė darbuotojams. Klientus priimančiai įmonei svarbus aiškiai randamas įėjimas, galimybė trumpam sustoti prie pastato ir patogus patekimas į biurą. Sandėliavimo, prekybos ar technines paslaugas teikiančiai įmonei gali būti svarbesnis krovininio transporto privažiavimas, vartų plotis ir prekių iškrovimo vieta.

Apžiūrėjus pastatą darbo metu galima įvertinti realų automobilių stovėjimo vietų užimtumą, liftų apkrovą, triukšmą ir lankytojų srautus. Informacijos apie pastato problemas dažnai suteikia jame jau dirbančios įmonės. Taip galima sužinoti apie šildymo, vėdinimo, parkavimo ar administravimo trūkumus, kurie nuomos pasiūlyme nepaminėti.

Svarbu išsiaiškinti, ar šalia neplanuojamos didelės statybos, eismo pertvarkymai ir kiti darbai, galintys pakeisti privažiavimą arba aplinkos kokybę.

Nuomoti ar pirkti biuro patalpas

Patalpų nuoma suteikia daugiau lankstumo, kai darbuotojų skaičius ar įmonės veiklos apimtis dar gali keistis. Perkant biurą įšaldoma daugiau kapitalo, tačiau savininkas gali laisviau pertvarkyti patalpas ir nėra priklausomas nuo nuomos kainos pokyčių.

Lyginant variantus vertinama visa patalpų naudojimo kaina. Prie nuomos mokesčio prisideda pastato administravimo, apsaugos, bendrųjų patalpų priežiūros, šildymo, vėsinimo, elektros, parkavimo ir atliekų tvarkymo išlaidos. Sutartyje turi būti aiškiai nurodyta, kaip šios išlaidos apskaičiuojamos ir indeksuojamos.

Taip pat svarbios sutarties pratęsimo, nutraukimo ir patalpų grąžinimo sąlygos. Reikia aptarti, kas apmoka pertvarų, elektros instaliacijos, apšvietimo ir kitus įrengimo darbus bei kam pasibaigus nuomai lieka atlikti pagerinimai.

Biuro plotas ir išplanavimas

Vienodas kvadratinių metrų skaičius dar nereiškia, kad patalpose tilps tiek pat darbo vietų. Naudingą plotą mažina kolonos, lifto šachtos, techninės patalpos, ilgi koridoriai, evakuaciniai keliai ir nepatogi pastato forma. Todėl kiekvienam svarstomam biurui verta parengti preliminarų baldų ir darbo vietų planą.

Plane pažymimos darbo vietos, pasitarimų kambariai, virtuvė, poilsio zona, archyvas, serverinė, spausdinimo vietos, sanitarinės patalpos ir lankytojų priėmimo zona. Taip paaiškėja, kiek darbuotojų realiai gali dirbti patalpose ir ar lieka vietos įmonės plėtrai.

Dažnai bendradarbiaujantys padaliniai išdėstomi greta. Klientus priimantys darbuotojai sodinami arčiau įėjimo ir pasitarimų kambarių, o buhalterija ar administracija – netoli dokumentų saugojimo vietos. Triukšminga spausdinimo ar pokalbių zona neturėtų ribotis su darbo vietomis, kurioms reikalinga ramybė.

Planuojant įmonės augimą nebūtina laikyti tuščių kabinetų. Galima numatyti vietas papildomiems stalams, lengvai perstatomas pertvaras ir patalpas, kurių paskirtį vėliau būtų paprasta pakeisti.

Biuro inžinerinės sistemos

Prieš pasirašant nuomos ar pirkimo sutartį patikrinama elektros įvado galia, rozečių ir duomenų tinklo išdėstymas. Serverinei, virtuvei, kondicionieriams, spausdintuvams ir kitai galingesnei įrangai gali reikėti atskirų elektros grandinių. Jei jų nėra, reikia apskaičiuoti papildomų elektros darbų kainą.

Vėdinimo ir vėsinimo galimybės vertinamos pagal patalpų naudojimą ir numatomą žmonių skaičių. Saulėtoje pastato pusėje esančios patalpos vasarą gali perkaisti, o atskiruose kabinetuose gali trūkti oro, nors viso pastato vėdinimo sistema formaliai veikia.

Patikrinama šildymo sistema, langų sandarumas, apšvietimas, interneto ryšio įvadai, mobiliojo ryšio kokybė ir galimybė įrengti atsarginį interneto kanalą. Taip pat svarbi lifto keliamoji galia, durų ir koridorių plotis – nuo jų priklausys, ar bus galima įnešti didesnius baldus bei įrangą.

Biuro įrengimo ir kraustymosi planas

Kraustymosi data derinama su patalpų įrengimo pabaiga. Iki jos turi būti sumontuotos pertvaros, apšvietimas, elektros ir duomenų tinklai, patikrintas interneto ryšys, įrengtos darbo vietos bei išbandytos inžinerinės sistemos. Kraustyti darbuotojus į dar remontuojamą biurą reiškia papildomus trukdžius ir pakartotinį daiktų pernešimą.

Baldai, technika, dokumentų dėžės ir kitas turtas sužymimi pagal naujo biuro planą. Kiekvienai darbo vietai ar patalpai suteikiamas numeris, kuris užrašomas ant dėžių, baldų ir įrangos. Vežėjai tuomet gali daiktus iš karto nugabenti į jiems skirtas vietas.

Dokumentai ir duomenų laikmenos pakuojami atskirai, laikantis įmonės informacijos saugojimo reikalavimų. Kompiuterių išjungimą, prijungimą ir tinklo veikimo patikrą geriau patikėti IT specialistams. Atsarginės duomenų kopijos turi būti padarytos iki technikos išmontavimo.

Kraustymosi trukmę lemia darbo vietų skaičius, baldų kiekis, atstumas tarp pastatų, aukštai, liftai ir privažiavimo sąlygos. Nedidelį, maždaug 25 darbo vietų biurą galima perkelti per vieną dieną, jei naujos patalpos visiškai paruoštos. Kelių šimtų darbuotojų įmonės perkraustymas paprastai skirstomas etapais ir gali užtrukti kelias dienas.

Biuro perkraustymo įmonė

Perkraustymo įmonė gali pasirūpinti pakavimo medžiagomis, baldų išardymu, turto žymėjimu, transportavimu ir baldų surinkimu naujame biure. Pasiūlyme turi būti nurodytas darbuotojų ir automobilių skaičius, darbų trukmė, pakavimo medžiagų kaina, papildomi mokesčiai už aukštus bei sunkių daiktų gabenimą.

Prieš užsakant paslaugą sudaromas pervežamo turto sąrašas. Atskirai pažymimi seifai, serverių spintos, dideli kopijavimo aparatai ir kita įranga, kuriai reikia specialaus transportavimo. Taip išvengiama situacijos, kai kraustymosi dieną paaiškėja, kad vežėjai neturi tinkamos technikos.

Darbuotojų informavimas apie biuro keitimą

Apie naują biuro vietą darbuotojams pranešama tada, kai jau žinomas adresas ir preliminari persikraustymo data. Kartu pateikiama informacija apie viešąjį transportą, automobilių stovėjimą, įėjimą į pastatą ir darbo organizavimą kraustymosi metu.

Biuro vietos pasikeitimas daliai darbuotojų gali pailginti kelionę į darbą arba apsunkinti vaikų nuvežimą į mokyklą bei darželį. Tokiais atvejais galima koreguoti darbo pradžios laiką, taikyti lankstesnį grafiką ar dalį savaitės leisti dirbti nuotoliniu būdu.

Darbuotojų apklausa naudinga planuojant konkrečias darbo vietas. Vieniems svarbi tyli zona, kitiems – vieta netoli kolegų, su kuriais dažniausiai dirbama. Visų individualių pageidavimų įgyvendinti nepavyks, tačiau surinkta informacija padeda išvengti akivaizdžiai nepatogių sprendimų.

Įmonės adreso pakeitimas

Persikrausčius atnaujinamas įmonės adresas interneto svetainėje, paieškos sistemų profiliuose, sąskaitose, sutartyse, elektroninio pašto parašuose ir reklaminėje medžiagoje. Apie pasikeitimą informuojami klientai, tiekėjai, kurjerių tarnybos ir paslaugų teikėjai.

Jei senuoju adresu dar gali būti siunčiami dokumentai ar prekės, sutariama dėl korespondencijos ir siuntų peradresavimo. Prie senojo biuro galima laikinai palikti informaciją apie naują įmonės buveinę. Taip biuro keitimas nesutrikdys ryšio su klientais ir verslo partneriais.

Statybų ir būsto gido Asa.lt informaciją atgaminti visuomenės informavimo priemonėse bei interneto tinklalapiuose be raštiško UAB "IKS" sutikimo draudžiama.